La GED 4.0 pour votre entreprise
La GED 4.0
pour votre entreprise
Nous sommes passés de M‑Files à ketl. L'ergonomie et l'intelligence clé‑en‑main de ketl fait toute la différence.
Anthony Olivier
Directeur chez Arcus Finance SA
Nous utilisons ketl pour mieux gérer nos factures et suivre nos emails.
L'intelligence de ketl nous économise des heures de travail chaque mois.
Jan den Bakker
CEO chez Echovox SA
ketl est un outil simple à utiliser. Nous n'avions pas de GED auparavant
et le passage à ketl était une excellente décision.
Serge Haller
Directeur chez Paidle SA
Avec le recul, ketl me simplifie mon quotidien et m'évite bien des
tâches désagréables. Nos équipes collaborent mieux,
en particulier à distance.
Estelle Bernhardt
Directrice chez Arkion SA
Hassan Barbir,
Associé chez PBM | Avocats
Profil
Hassan est co-fondateur de PBM | Avocats. Avocat depuis près
d'une décennie, Hassan est spécialisé en droit des affaires
et en droit fiscal. En parallèle, Hassan est un entrepreneur
aguéri. Il est
impliqué dans de nombreux projets.
ketl est à présent au centre de nos activités. Nous
gérons, consultons et partageons chaque jour des dizaines de documents.
ketl nous apporte plus de transparence et de tranquilité d'esprit.
Avant ketl
Nous avons fonctionné sans GED durant plusieurs années. Nos
processus internes, tels que la gestion du courrier et délais,
étaient encore passablement dépendants du papier. Nous
utilisons ForenSys Online pour notre timesheet
et facturation. Mais nos documents n'étaient pas réellement
lié à notre comptabilité.
Avec ketl
ketl extrait le contenu de tous nos documents. Il nous suggère
où les enregistrer. Connecté à Forensys Online, il nous
permet de mieux suivre les délais et de timesheeter très
rapidement. Nous pouvons à
présent suivre le cycle de vie de chaque document et mieux partager
le savoir à l'interne. Nous sommes mieux organisés et moins
inquiets de manquer des choses.
Estelle Bernhardt,
Directrice chez Arkion SA
Profil
Estelle co-dirige Arkion SA, un Family Office basé à
Genève. Arkion SA fournit des services traditionnels de Family
Office, ainsi que des services et conseils en taxation et comptabilité.
Son entreprise échange
et génère tous les jours des centaines d'emails, contrats,
rapports, factures, etc.
Avec le recul, ketl me simplifie mon quotidien et m'évite bien des
tâches désagréables. Nos équipes collaborent mieux,
en particulier à distance.
Avant ketl
Avant ketl, chaque membre de notre entreprise faisait son classement
à sa manière. Chacune et chacun gardait des emails importants
dans sa boîte Outlook, ce qui limitait la collaboration,
particulièrement en cas d'absences.
Le tri et la répartition du courrier chaque jour prenait plusieurs
heures. Chacun travaillait en autarcie, de manière relativement
opaque.
Avec ketl
ketl est très simple d'installation. Avec ketl, nous
économisons très clairement des heures de travail chaque mois.
Nos documents sont dans le Cloud et accessibles de manière
sécurisée tant depuis la maison que
le bureau. Le suivi des tâches et le partage de l'information sont
devenus un jeu d'enfants.
Anthony Olivier,
Directeur chez Arcus Finance SA
Profil
Anthony dirige Arcus Finance SA, une plateforme pour gérants
de fortune. Arcus Finance SA propose à des gérants
tous les outils et l'espace dont ils ont besoin. ketl fait partie des outils
modernes dont bénéficent
les gérants chez Arcus Finance SA.
Nous sommes passés de M‑Files à ketl. L'ergonomie et
l'intelligence clé‑en‑main de ketl fait toute la
différence.
Avant ketl
Avant ketl, nous utilisions M-Files. Avec ketl, nous avons fait un bond
technologique de 10 ans. Beaucoup plus simple d'utilisation, ketl apprend
tous les jours, s'améliore et nous rend le travail plus
agréable.
Avec ketl
Ketl est particulièrement ergonomique. Tous les membres d'Arcus ont
trouvé l'outil simple d'utilisation, peu importe leur âge et
leur sensibilité aux outils informatique. Grâce à ketl,
notre back-office économise
des heures de classement et de revue chaque mois. Nos gérants, eux,
peuvent surveiller et vérifier les opérations très
facilement.
Jan den Bakker,
CEO chez Echovox SA
Profil
Jan a repris Echovox SA il y a plusieurs années. Sous sa direction,
Echovox SA est devenu l'un des principaux acteurs du paiement
numérique en Europe.
J'adore l'interface de ketl. J'ai longtemps utilisé Google Drive pour mes
documents privés. Avec ketl, je peux enfin avoir la même aisance
techologique pour mon entreprise. La recherche est précise et
instatanée. Tout
est à portée de main.
Avant ketl
Nous gérons un grand volume de factures chaque mois. Avant ketl, nous
tenions des tableaux Excel pour garder un oeil sur les paiements.
Aujourd'hui tout est plus simple. Nous classons en un clic et surveillons
l'activité très facilement.
Avec ketl
Nos équipes travaillent souvent en "remote". ketl nous facilite la
collaboration. En particulier, nous pouvons suivre très facilement un
grand volume de factures fournisseurs reçues par email.
Serge Haller,
Directeur chez Paidle SA
Profil
Serge dirige plusieurs entreprises et notamment Paidle SA, à
Genève. Paidle est une société d'affacturage gérant
de nombreux emails et factures chaque jours.
Ketl est un outil très bien conçu et facile à utiliser. Un
"must" pour une PME gérant de nombreux documents.
Avant ketl
Avant ketl, nous avions l'habitude de nous transférer les emails
importants, remplissant ainsi nos boîtes emails. L'information
était difficile à retrouver. Les pièces jointes
n'étaient pas indexées et la
recherche était lente. Lorsqu'un client m'appelait cela me prennait
toujours quelques dizaines de secondes pour retrouver un document.
Avec ketl
Grâce à ketl, nous pouvons suivre notre correspondence et les
factures que nous gérons très facilement. ketl propose des
interfaces simples et efficace pour surveiller l'activité au
quotidien. Tous mes documents sont
à portée de main et l'information est partagée
automatiquement parmi nos équipes.
Julien Broquet,
Associé chez Obrist & Broquet
Profil
Julien Broquet est associé chez Obrist & Broquet. L’Etude Obrist &
Broquet est une étude d’avocats et notaires basée à
Neuchâtel, fondée en 2007. L’Etude est notamment membre du
réseau Avocats de la route
(
https://avocats-route.ch/).
Ketl a simplifié le traitement du courrier. Le temps passé
à scanner, classer
et distribuer le courrier a été grandement réduit. Notre
approche est désormais
plus structurée et nous sommes ainsi plus efficaces.
Avant ketl
Nous travaillions auparavant sur un serveur de fichiers installé
à l’Étude.
Accéder à nos fichiers à distance était
compliqué et le télétravail
difficile à mettre en place. Nos processus pour la distribution du
courrier
postal étaient lents, particulièrement l’étape de
distribution et de
classement, il fallait renommer et déplacer les fichiers
manuellement.
Avec ketl
Nos documents arrivent de façon centralisée et nous pouvons
suivre l’état de
leur traitement. Chaque matin, le courrier est scanné, puis
traité de façon
systématique par ketl pour le mettre à disposition des avocats
directement
dans les répertoires clients sur notre stockage Cloud. Nous avons
maintenant
un processus simple et efficace pour numériser le courrier et
retrouver
rapidement nos fichiers.
Sébastien Fanti,
Associé chez Lexing Switzerland
Profil
Sébastien Fanti est associé chez Lexing Switzerland et
Préposé à la protection
des données et à la transparence du Canton du Valais.
Ketl a accéléré notablement mes recherches documentaires.
Durant la rédaction
de mes articles et de mes écritures, je dois de jongler avec de
nombreuses
sources. L’interface de Ketl est parfaitement adaptée à mes
besoins et me fait
gagner un temps précieux à chaque utilisation.
Avant ketl
Avoir un accès rapide à l’information est essentiel à
mon activité. Un
moteur de recherche performant est donc une absolue nécessité.
Malheureusement, les différents outils testés jusqu’à
présent n’étaient pas
à la hauteur de mes exigences et ne satisfaisaient pas mes attentes.
Ketl
dispose assurément de plusieurs années d’avance sur la
concurrence.
Avec ketl
Avec ketl, mes recherches documentaires me prennent deux fois moins de
temps, en raison de l’efficience de l’outil. L’interface de Ketl est
intuitive et me permet de jongler facilement avec les multiples documents
nécessaires à mes travaux. Les recherches sont moins
contraignantes et je
suis plus pertinent. L’équipe de ketl est ma disposition pour toute
question
ou tout développement. Cette qualité de service est rare et
précieuse.
Sacha Baumli,
fondateur de Perennial SA
Profil
Sacha Baumli est fondateur et administrateur de Perennial SA, courtage et
conseil en assurances.
ketl apporte un peu de fraîcheur dans nos outils informatiques. Avec un
outil
intuitif et une équipe dynamique, ketl nous a changé la vie et
nous épargne des
heures de travail administratif chaque mois.
Avant ketl
Avant ketl, nous n'avions pas d'outil intelligent pour gérer nos flux
de
données. Chacun gérait son courrier et ses emails à sa
manière. La
collaboration n'était pas optimale. Nos tâches administratives
étaient
pénibles et chronophages.
Avec ketl
Le monde des assurances n'est pas toujours standardisé et la gestion
de
documents
est parfois compliquée. Avec ketl, notre courrier est scanné
et
trié en quelques
secondes. ketl nous permet de diviser nos pdfs automatiquement en une
fraction
de seconde. Nous
avons gagné un temps considérable sur nos tâches
administrative. ketl nous
facilite également la réconciliation de nos documents et
décomptes d'assurances.
Betrand Dumont,
Head of IT & Projects at Banque Cramer
Profil
Bertrand Dumont est le responsable de l'informatique et des projets de la Banque
Cramer depuis 2019. Sa compréhension du secteur bancaire lui a permis de
diriger et de mettre en œuvre avec succès de nombreux projets
stratégiques au cours de sa carrière.
ketl a fourni à la Banque Cramer une solution rentable en traitant plus
de 12 millions de documents pour rendre les données facilement
accessibles à notre équipe commerciale et de compliance. Nous
sommes désormais beaucoup plus efficaces dans la recherche de nos
documents bancaires.
Avant ketl
La Banque a hérité de plusieurs systèmes de gestion de
documents hérités d'acquisitions antérieures. De
nombreux systèmes fonctionnaient sur des serveurs bientôt
obsolètes. La Banque Cramer avait besoin d'une solution pour
consolider les données et migrer les documents vers une plate-forme
unique qui serait facile à utiliser par des utilisateurs
inexpérimentés.
Avec ketl
L'importation de documents dans ketl aurait dû être un
défi car ils avaient des formats propriétaires et
étaient stockés en utilisant 3 technologies de bases de
données différentes. Le nombre total de fichiers
traités était supérieur à 12 millions. Pourtant,
le moteur de ketl a pu traiter tous les documents rapidement et sans
problème. Le moteur de recherche de ketl permet maintenant à
Banque Cramer de creuser plus profondément dans les documents et de
trouver des informations, même lorsque les documents archivés
n'étaient pas correctement étiquetés. Cela a
été rendu possible en appliquant la reconnaissance de
caractères (OCR) et en utilisant des résultats de recherche
infusés par l'IA. Grâce à ketl, Banque Cramer peut
désormais trouver des informations même lorsque toutes les
autres sources de données ne fournissent aucun résultat.
Tano Barth,
Associé chez Pont-Rouge Avocats
Profil
Tano Barth est avocat et docteur en droit, associé de l’étude
d’avocats
Pont-Rouge Avocats. Il exerce dans les domaines judiciaires et contractuels et
est chargé de cours à l'École d'avocature de Genève
et membre du groupe
d’experts de la réforme Justitia 4.0.
Ketl permet un gain de temps considérable dans le classement de tous les
documents numériques, qu’il s’agisse d’une ou plusieurs pièces
jointes ou de
documents numérisés.
Avant ketl
Le classement numérique des emails et des documents prenait beaucoup
de
temps, jusqu’à une heure de travail par jour.
Avec ketl
Grâce à Ketl et son système de classement
automatisé, quelle que soit la source
du document (email, courrier entrant numérisé ou encore
documents remis par le
client numérisés), quelques clics suffisent pour classer le
document, sans
nécessiter d’ouvrir un quelconque répertoire. Le gain de temps
est considérable
(3 à 4 fois moins de temps nécessaire qu’avec un classement
manuel des documents
numériques). Ketl indexe, classe et renomme soigneusement les
documents en
suggérant automatiquement dans quel dossier et sous-dossier classer
le document.
Sabrina Le Pré,
gestionnaire chez Ulteam8 Broker
Profil
Sabrina est gestionnaire en assurance chez Ulteam8 Broker.
Spécialisée dans les
assurances de personnes, elle conseille essentiellement des clients
institutionnels.
ketl est un outil qui simplifie nos procédures. A la fois simple et
agréable à
utiliser, il répond parfaitement à nos besoins en matière
de gestion
documentaire. Sa flexibilité est une force car l’outil s’adapte à
nos besoins.
Avant ketl
Sabrina utilisait auparavant un outil de courtage qui n’était pas
intuitif.
Concernant la gestion documentation, elle n’utilisait pas d’outil ce qui
impliquait la saisie manuelle des polices et des sinistres. Ces tâches
étaient
chronophages.
Avec ketl
Avec ketl, une grande partie du travail de Sabrina est automatisé. La
recherche
d’informations est facilitée. La centralisation des informations
autour
de ses
clients permet d’avoir une vision globale des polices et des sinistres de
ces
derniers. La gestion est plus fluide dans un environnement facile à
appréhender.
Sabrina peut accorder plus de temps à des missions à plus
forte
valeur ajoutée.
Me Thierry Sticher,
Associé chez VS Avocats
Profil
Me Thierry Sticher est associé chez VS Avocats (anciennement VSKV
Avocats),
étude fondée à Genève en 2010. Me Sticher exerce
principalement une activité
judiciaire. Sa spécialité est le droit des assurances
(responsabilité civile,
assurances sociales).
Ketl a pris sa place dans notre Etude en quelques jours seulement. L’aide au
classement nous encourage à mettre en place de bonnes pratiques et cela
sans
efforts importants.
Avant ketl
Notre informatique n’avait pas beaucoup évolué ces
dernières années et nous
souhaitions anticiper l’introduction de Justitia 4.0 et gagner en
efficacité. En
effet, certains des dossiers sur lesquels nous travaillons sont complexes et
comportent plusieurs milliers de documents. La recherche de Windows est
insuffisante pour gérer cette masse d’informations.
Avec ketl
La recherche puissante qu’offre ketl nous aide quotidiennement et nous
économise
un temps important.
Ketl simplifie également énormément le traitement du
courrier entrant et
sortant. Grâce à ketl, nous avons entièrement
numérisé ce processus. De plus,
grâce à son intégration avec notre logiciel de gestion
d’affaires ForenSys ®,
l’installation de ketl a pu être réalisée rapidement et
sans
aucune friction.
Christian Petermann,
avocat
Profil
Me Christian Petermann est doté du titre d’avocat spécialiste FSA
en droit de la
construction et de l’immobilier reconnu par la Fédération suisse
des avocats. Il
est également Expert immobilier EPFL.
Ketl a pu digérer 40'000 e-mails en quelques heures et nous permettre de
les
exploiter sur leur plateforme révolutionnaire.
Avant ketl
Notre environnement informatique était somme toute assez classique
pour
une
étude d'avocats de taille humaine. Les fichiers étaient
rangés et classés
manuellement via des arborescences de dossiers synchronisés par un
cloud
sécurisé. Nous avons toutefois été amené
à traiter des dossiers de plus en plus
complexes comportant un nombre de pièces qui dépassait
régulièrement les 2'000
unités, sans compter les centaines de courriels. La perte de temps
était énorme
et les forfaits convenus avec nos clients impossibles à rentabiliser.
Avec ketl
Ketl a initié une véritable révolution dans nos outils
de classement et de
recherche digitales. Grâce à leur expertise, nous sommes
parvenus à migrer
la totalité des 40’0000 courriels reçus sur nos boites
e-mails. Sans la
capacité de Ketl à traiter en temps réel cette masse
colossale de données,
nous n’aurions pas été en mesure d’assurer à nos
Clients un service de
qualité. Ketl nous permet aujourd’hui de classer de manière
intelligente et
personnalisée les informations entrantes, de les retrouver en un
clic, d’en
extraire le contenu pertinent et de référencer la pièce
dans notre logiciel
de traitement de texte amélioré. Nous nous réjouissons
du développement de
l'intégration des fonctions de lien avec Octoiur pour gérer
nos pièces
encore plus efficacement.
Julien Francey,
Avocat chez FRILegal
Profil
Me Francey est collaborateur au sein de FRILegal SA depuis 2018. Titulaire d’un
doctorat en droit, il pratique principalement dans le domaine du contentieux
civil et pénal.Son activité s’étend également au droit des nouvelles technologies et au droit de la protection des données. Récemment, Me Francey a contribué à la publication “Petit commentaire de la Loi sur la protection des données PC-LPD“ publiée en Octobre 2023.
Ketl nous a permis de faire un énorme bond en avant dans notre
digitalisation. L’IA nous aide quotidiennement et ce, sans avoir eu à
déclencher de révolution informatique: La transition s’est faite
progressivement et sans causer d’interruption de travail.
Avant ketl
La numérisation devenait un sujet de plus en plus important chez
FRILegal. Il existait une volonté au sein de la société
de prendre les devants afin de faire face aux défis futurs. Les
aspects liés au travail à distance, à la modernisation
IT et surtout à l’avènement de Justitia 4.0 poussaient
à agir rapidement.
Il fallait cependant trouver une solution permettant une mise en route simple et la moins risquée possible – point essentiel pour une société de plus de 20 collaborateurs.
Avec ketl
FRILegal a maintenant un processus de traitement du courrier
entièrement dématérialisé. Plus de 100 courriers
sont traités par jour et d’innombrables e-mails.Les collaborateurs classent et retrouvent les documents rapidement et sans peine. La gestion des tâches et des délais combinée à la gestion de documents devient un outil essentiel.